Outsourcing – co warto o nim wiedzieć

Outsourcing…

… polega na zleceniu firmie zewnętrznej prowadzenia całości lub części działań nakierowanych na realizację danego celu biznesowego. Może on dotyczyć zarówno świadczenia usług podstawowych (podwykonawstwo), jak i procesów wspierających. Rynek outsourcingu powiększał się w tempie 18-20% – wynika z raportu Fundacji Pro Progressio. Warto tutaj podkreślić, że wzrost obejmuje również liczbę zatrudnienia oraz tworzenia się nowych podmiotów świadczących dane usługi. Najbardziej typowymi obszarami outsourcingu są:

•  Doradztwo i consulting – oparcie się na doświadczeniu ekspertów tam, gdzie brakuje nam specjalizacji (np. ochrona danych osobowych).
• Call center – zapewnienie obsługi klienta, przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń.
• Księgowość, kadry i płace – wykorzystanie efektywnych i sprawdzonych rozwiązań.
• Archiwizacja i utylizacja dokumentów, nośników i urządzeń – inaczej każdy dział robi to na własną rękę.
• Usługi logistyczne i transport – wykorzystanie zewnętrznej floty zmniejsza ryzyko i zwiększa elastyczność.
• Usługi i rozwiązania IT – opłacalność korzystania z własnych programistów i infrastruktury IT jest zwykle niższa.
•  Agencje marketingowe – dotarcie do klienta to jedno z największych wyzwań, a dobra agencja to atut wobec konkurencji.
•  Firmy szkoleniowe – gwarancja terminowości i aktualności szkoleń obligatoryjnych, ale także nowe perspektywy i rozwój kompetencji pracowników.

W przypadku wyboru dobrej oferty i dobrego dostawcy, outsourcing jest zwykle lepszym rozwiązaniem niż poleganie wyłącznie na własnych zasobach i pracownikach. Nie jest to jednak całkowite przeniesienie odpowiedzialności i wysiłku. Dobry outsourcing oznacza, że wiemy jak działać, mamy większą pewność i więcej czasu dzięki dobrej współpracy. Wsparcie ekspertów może okazać się kluczowym czynnikiem w krytycznych sytuacjach, takich jak kontrola organu nadzorczego – mówi Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Przydatność i wyższa jakość

Usługa outsourcingu może się przydać m.in. jeśli przedsiębiorstwo chce zadbać o obszar, w którym się specjalizuje – często jedyną alternatywą jest przeszkolenie lub zmiana specjalizacji własnych pracowników. Nawet jeżeli docelowo danym procesem firma chce zajmować się sama, to tymczasowy outsourcing pozwoli uniknąć wewnętrznych problemów i pozwoli uzyskać niezbędną praktykę. Co więcej, taka usługa można się przydać w przypadku, gdy organizacja chce dysponować najwyższą pewnością rozwiązań – doświadczenie firmy zewnętrznej w wąskiej dziedzinie daje gwarancję, że żaden z ważnych aspektów nie został pominięty. Organizacje nastawione na efektywność chcą, aby ich pracownicy skupili się na głównych zadaniach. Z kolei międzynarodowa korporacja o dużej skali działalności, potrzebuje rozwiązań najwyższej jakości.

Co więcej, sprawdza się on również w obszarze ochrony danych osobowych. Przetwarzanie informacji jest obecne w codziennej działalności przedsiębiorstw, dlatego warto nie lekceważyć również tego obszaru – mówi Paweł Mielniczek, Ekspert ds. ochrony danych, ODO 24.

Outsourcing zgodności z RODO jest szczególnie korzystny w przypadku:

•  Grupy przedsiębiorstw – tu rozwiązania dostarczone dla jednej spółki o wiele łatwiej wdrożyć w pozostałych spółkach – oszczędność jest jeszcze większa.
• Centra Usług Wspólnych – często odpowiadają za wiele procesów i potrzebują odciążenia własnych zasobów.
• Organizacji o zwiększonym ryzyku lub dużej skali działalności – wsparcie ekspertów może zrobić różnicę w kluczowym momencie, takim jak incydent i kontrola organu nadzorczego.
•  Organizacji podlegające wielu normom i wytycznym (np. Komisji Nadzoru Finansowego) – aby pracownicy mogli skupić się na głównej działalności.
•  Organizacji, w których jeden z obszarów jest na niskim poziomie i z różnych względów trudno to zmienić – zatrudnienie zewnętrznych ekspertów zwiększa zwykle rangę projektu i mobilizuje pracowników wewnętrznych do przyjęcia zmian.