Jaka retencja dla poczty elektronicznej? Po jakim czasie od rozwiązania umowy należy usunąć dane z poczty?
ODPOWIEDŹ
Brak jest przepisów szczególnych, które by to regulowały. Oznacza to, że zasada ogólna ograniczenia przechowywania. okresy przechowywania mogą być różne w zależności od kategorii danych i celów, w których dane są przetwarzane.
Oznacza to, że można ustanowić różne reguły archiwizacji i usuwania w przypadku różnych kategorii e-maili. Przykładowo:
- Globalna retencja dla maili o nieprzypisanej kategorii: 3 lata
- Retencja dla folderu stworzonego dla konkretnej rekrutacji: 3 miesiące od zakończenia rekrutacji
- Retencja dla folderu związanego z konkretnym klientem lub zleceniem: 6 lat.
- Retencja związana z potencjalnym klientem: 3 lata od ostatniej komunikacji.
- E-maile niezbędne do postępowań sądowych lub administracyjnych powinny zostać zabezpieczone osobno.
Punktem odniesienia mogą być wytyczne CNIL:
