Czy lista obecności na szkoleniu BHP może obejmować inne dane osobowe niż imię i nazwisko?

SZCZEGÓŁOWE PYTANIE

Proszę o informację, w jaki sposób rekomendują Państwo sformułowanie listy obecności osób biorących udział w szkoleniu BHP, aby nie naruszała przepisów wynikających z RODO, a jednocześnie była zgodna z przepisami dotyczącymi BHP. Czy na liście można zawrzeć takie informacje, jak imię, nazwisko, data urodzenia oraz miejsce urodzenia, aby później na podstawie ewentualnej listy wystawiać zaświadczenia? Czy należy wystrzegać się takich rozwiązań? Co w takiej sytuacji najlepiej byłoby zastosować?

ODPOWIEDŹ

Propozycja listy obecności obejmującej dane osobowe w postaci nie tylko imienia i nazwiska pracownika, lecz także daty oraz miejsca urodzenia może narazić administratora danych na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych, zdefiniowany w art. 4 pkt 12 RODO. Lista obecności powinna co do zasady obejmować jedynie imię i nazwisko osoby uczestniczącej w szkoleniu, ponieważ imię i nazwisko pracownika są danymi służbowymi, związanymi ściśle z zawodowym charakterem. Zamieszczenie oprócz imienia i nazwiska dodatkowo daty i miejsca urodzenia osoby fizycznej będzie oznaczało, że wszystkie osoby, które będą miały dostęp do listy, a zwłaszcza pozostałe osoby biorące udział w szkoleniu, będą mogły zapoznać się z tymi danymi, a nie będą do tego uprawnione przez administratora danych osobowych.

Naruszenie ochrony danych osobowych z art. 4 pkt 12 RODO oznacza m.in. nieuprawnione ujawnienie lub nieuprawniony dostęp do danych osobowych. W związku z tym należy uznać, że lista obecności powinna obejmować jedynie imiona i nazwiska osób uczestniczących w szkoleniu. Następnie osoba upoważniona przez administratora danych osobowych (pracownik administratora, np. kadrowa) powinna tę listę uzupełnić o dane w postaci dat i miejsc urodzenia pracowników. Dopiero na tej podstawie powinny zostać wystawione zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP.

-
Udostępnij na: -

Najnowsze

Najnowsze na blogu