EDYCJA III, ROK 2024
Jak najlepiej spełnić wymogi dotyczące ochrony sygnalistów? To pytanie od dłuższego czasu zadawali nam nasi klienci. W związku z tym już w 2022 roku przetestowaliśmy dostępne na polskim rynku aplikacje i opublikowaliśmy wyniki w formie rankingu. Nasza inicjatywa spotkała się z dużym zainteresowaniem, dlatego kontynuujemy ten projekt - zapraszamy do zapoznania się z najlepszymi aplikacjami w III edycji naszego rankingu.
Maciej Kaczmarski - Prezes ODO 24
Z przyjemnością prezentujemy wyniki III edycji TOP 10 rankingu aplikacji dla sygnalistów, które ułatwiają poprawne wdrożenie ochrony sygnalistów. Do badania zaprosiliśmy autorów wszystkich aplikacji dostępnych 1 września 2024 r. Ranking służy przede wszystkim promocji bezpiecznych platform do zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa. Stworzyliśmy narzędzie do zapoznania się z aplikacjami, które z pełnym przekonaniem możemy polecić.
Kolejność w rankingu została ustalona na podstawie zdobytych punktów zakryteria podstawowe. W przypadku równej liczby punktów o kolejnościdecydowała suma punktów za kryteria przydatne (ułatwienia).Ze względu nadużą liczbę kryteriów, dla większej przejrzystości prezentacji podzieliśmyzestaw ponad 100 kryteriów na dodatkowe podkategorie.
Punktacji za poszczególne kryteria zostały przyporządkowane określone kolory,według następującej skali:
| Aplikacja |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
| Punkty podstawowe | 152 recenzja | 150 recenzja | 145 recenzja | 143 recenzja | 143 recenzja | 137 recenzja | 137 recenzja | 137 recenzja | 134 recenzja | 131* recenzja |
| Bezpłatny test aplikacji | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST | TEST |
| Dostępność aplikacji dla sygnalistów | ||||||||||
| Możliwość udostępnienia wymaganych informacji | ||||||||||
| Przypomnienia o terminach odpowiedzi | ||||||||||
| Możliwość wysłania informacji zwrotnej | ||||||||||
| Wsparcie wielu podmiotów w tym grup kapitałowych | ||||||||||
| Załączanie skanów, transkrypcji, nagrań | ||||||||||
| Rejestr zgłoszeń | ||||||||||
| Kasowanie danych po upływie retencji | ||||||||||
| Realizacja praw osób wynikających z RODO | ||||||||||
| Minimalizacja danych | ✕ | |||||||||
| Umowa powierzenia między Klientem a Dostawcą | ||||||||||
| Dane nie są transferowane poza EOG | ||||||||||
| Dostawca wspiera w wykonaniu DPIA | ||||||||||
| Zapewnienie anonimowości – opcjonalnie | ||||||||||
| Obsługa zgłoszeń przez uprawnione osoby | ||||||||||
| Brak powiązania IP z treścią zgłoszenia | ||||||||||
| Możliwość anonimizacji kopii dokumentu | ||||||||||
| Zarządzanie podatnościami i ochrona przed oprogramowaniem złośliwym | ||||||||||
| Bezpieczeństwo aplikacji i plików | ||||||||||
| Szyfrowanie / bezpieczny kanał komunikacji | ||||||||||
| Kontrola dostępu | ||||||||||
| Uwierzytelnianie | ||||||||||
| Rejestracja zdarzeń | ||||||||||
| Intuicyjny interfejs, samodzielna konfiguracja | ||||||||||
| Ułatwienia w zarządzaniu zgłoszeniami naruszeń | ||||||||||
| Automatyczna rejestracja historii operacji | ||||||||||
| Dostawca odpowiada za personel i podwykonawców | ✕ | |||||||||
| Dostawca odpowiada za ataki hakerskie | ✕ | |||||||||
| Dostawca odpowiada za awarie swojej infrastruktury | ✕ | |||||||||
| Wszyscy podwykonawcy wyraźnie wskazani | ||||||||||
| Możliwość sprzeciwu na zmianę podwykonawcy | ||||||||||
| Podwykonawcy są weryfikowani przez Dostawcę | ||||||||||
| Kompleksowy interfejs oraz sprawny mechanizm powiadomień (max. 3 pkt) | 3 pkt | 1 pkt | 3 pkt | 2 pkt | 1 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 1 pkt | 1 pkt | 2 pkt |
| Prosty w obsłudze panel zgłaszania naruszeń (max. 2 pkt) | 2 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 1 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 2 pkt | 2 pkt |
Jak widać w powyższej tabeli, w TOP 10 rankingu znalazły się aplikacje, które spełniają zdecydowaną większość kryteriów wymaganych, w stopniu najwyższym lub wysokim. Dwa ostatnie kryteria podlegały indywidualnej, a więc z natury rzeczy subiektywnej ocenie ekspertów odróżnienia przedstawiamy ją w formie tradycyjnej punktacji.
*Kryterium opcjonalne — niektóre aplikacje (2024) Aplikacja Sygnalista Statlook została stworzona w modelu on-premise. Takie rozwiązanie jest preferowane przez pewną grupę klientów, którzy nie dopuszczają możliwości przetwarzania zgłoszeń od sygnalistów poza swoją organizacją. Kryteria charakterystyczne dla modelu SaaS są wspierane, ale ich spełnienie nie leży w gestii producenta, ponieważ w przypadku systemu on-premise możliwość ich wdrożenia jest po stronie klienta.
Do II edycji zaprosiliśmy edycji rankingu aplikacji dla sygnalistów. Zwiększyła się liczba firm, które same się zgłosiły i zgodziły na poddanie ocenie swojej aplikacji. Zaznaczamy, że nie wszystkie poniższe platformy brały udział w rankingu. Alertador, Amodit, Animativ, Anonimowy Sygnalista, CS-Sygnalista, Demaskator, E-nform, EQS Integrity Line, e-SDS, e-Sygnalista, Ethicontrol, EY VCO, Genprox, GoWhistle, Gwizdek, HeroApp, Hintbox, Just Report, Linia Etyki, LogPlus, Notibox, Oxari, Panel Sygnalisty, Qualitime, Signalink, Sygnalista Statlook, SygnaApp, Sygnalia, Sygnalista, Sygnalista 24, Sygnalista 365,SygnalistaOnline.eu, SygnalistaOnline.pl, Sygnalista+, Sygnaliści,SygnaliściApp, Sygnalista.com, Sygnalisci.org, Sygnalista.net, Sygnalo, Syon, Sygnanet, WeMoral, Whiblo, Whistboard, Whistleblower Software, Whistlee,Whistlelink, Whistlesystem. Zapraszamy kolejne firmy!
Opracowaliśmy zestaw 9 kategorii oraz 100 szczegółowych kryteriów, oparty nametodzie zero-jedynkowej, dzięki któremu możliwe było przeprowadzenie rzetelnego badania. Podzieliliśmy te kryteria na wymagane (kluczowe) i przydatne (ułatwienia) oraz przyporządkowaliśmy im punkty według wagi od 1 do 3 punktów. Tylko dwa kryteria ( kompleksowy interfejs, sprawny mechanizm powiadomień oraz prosty w obsłudze panel zgłaszania naruszeń) podlegałyindywidualnej ocenie ekspertów ODO 24, na podstawie badania przeprowadzonegow I etapie. W przypadku pozostałych kryteriów opieraliśmy się najednoznacznych oświadczeniach autorów aplikacji.
W celu obiektywnej weryfikacji niektórych kryteriów zastrzegliśmy sobiemożliwość poproszenia o dodatkowe dokumenty. Weryfikację tych dokumentów przeprowadziliśmy w ostatnim etapie. Poprosiliśmy o dowody na:
Weryfikację tych dokumentów przeprowadziliśmy w ostatnim etapie.
O miejscu w rankingu decydowała suma punktów za kryteria wymaganiapodstawowe, zaś w przypadku równej liczby punktów – suma punktów zakryteria przydatne i ułatwienia. Suma punktów możliwych do zdobyciawynosiła odpowiednio 152 i 75.
zobacz więcej
Ze względu na dużą liczbę kryteriów oceny, dla większej przejrzystościrankingu zestawiliśmy kryteria w podgrupy. Zależało nam na zapewnieniupoufności niektórych rozwiązań zastosowanych w badanych aplikacjach, na przykład w kategorii „Bezpieczeństwo danych”. O szczegółowości naszego badania może zaświadczyć chociażby lista kryteriów przydatnych,ułatwiających korzystanie z aplikacji, z których większośćznalazła się w kategorii "Funkcjonalność".
Oto niektóre z nich: automatyczna rejestracja historii wykonywanych operacji, automatyczne przydzielanie zgłoszeń do wyznaczonych osób,nadawanie nazwy własnej dedykowanym linkom do formularzy, możliwośćeksportowania danych z aplikacji w popularnych formatachw celu migracji do innej aplikacji, możliwość zmiany wyglądu aplikacjina potrzeby klienta, możliwość rozbudowywania formularzy o dodatkowepola dla sygnalisty i administratora, konwersja dokumentów do formatupdf, możliwość gromadzenia dodatkowych dokumentów w aplikacjizwiązanych ze zgłoszeniem, widocznych tylko dla administratora, konwersjanagranych rozmów do plików dźwiękowych (np. MP3/MP4), wprowadzanie zmiany statusów, priorytetów i kategorii zgłoszeń, możliwość etykietowaniazgłoszeń (kategoryzowania), możliwość sporządzania notatek oraz załączników przez koordynatora ds. sygnalistów, możliwość generowania raportówstatystycznych i analitycznych dotyczących zgłoszeń, możliwośćtworzenia zespołów roboczych – dołączanie użytkowników zewnętrznych,możliwość odebrania uprawnień w dowolnym momencie, aplikacja dostępnarównież w wersji mobilnej (Android/ iOS/ Huawei), zgłoszenie telefoniczne lub SMS, zgłoszenie za pośrednictwem e-maila, czat online(wewnątrz aplikacji, z żywym operatorem), rozpoznawanie tekstu, jeśli załączone dokumenty mają format graficzny (OCR – system rozpoznawania znaków), wielojęzyczny interfejs, automatyczne potwierdzanie przyjęciazgłoszeń, predefiniowanie odpowiedzi dla sygnalistów (potwierdzenie otrzymania i informacja zwrotna), możliwość tworzenia podsumowania pdfzgłoszenia, uwzględniającego animizację danych, możliwość sprawdzenia, czysygnalista (także anonimowy) sprawdził status zgłoszenia, repozytorium upoważnień dot. systemu wraz z potwierdzeniem akceptacji.
Aplikacje dla sygnalistów były badane przez naszych ekspertów w zakresie prawnym ochrony danych osobowych, ochrony sygnalistów oraz bezpieczeństwa IT w trzech etapach. W pierwszym etapie badaniepolegało na testowaniu i analizowaniu poszczególnych aplikacji, zarównood strony sygnalisty zgłaszającego naruszenie, jak i administratorów (koordynatorów, case managerów, compliance oficerów itp.) zarządzających zgłoszeniami oraz samą aplikacją. Interesowało nas także, jak organizowane sątzw. działania następcze po otrzymaniu zgłoszenia.
W drugim etapie prosiliśmy autorów aplikacji o wypełnienie poufnegoszczegółowego formularza, zawierającego 100 kryteriów podlegających ocenie. W kolejnym etapie, w celu zobiektywizowanej weryfikacji niektórychodpowiedzi, prosiliśmy o przesłanie odpowiednich dokumentówpotwierdzających spełnienie danego kryterium.
Należy pamiętać, że nasz ranking aplikacji dla sygnalistów pełni jedyniefunkcję pomocniczą przy wyborze aplikacji. ODO 24 nie bierze odpowiedzialnościza decyzje biznesowe podjęte wyłącznie na podstawie analizy wyników naszego rankingu.
Zanim wdrożysz aplikację dla sygnalistów, zaktualizuj procedury bezpieczeństwa. Tego wymaga prawo.
Aplikacja SygnaApp wysunęła się znacząco na prowadzenie i jako jedyna z uczestników poprzedniej edycji rankingu utrzymała pozycję na podium. Świadczy to o utrwaleniu pozycji tego dostawcy na rynku. SygnaApp to w pełni zgodne z przepisami, zapewniające wysokie standardy cyberbezpieczeństwa, przyjazne dla użytkownika i intuicyjne narzędzie do przyjmowania i obsług zgłoszeń sygnalistów, wspierające również w prowadzeniu postępowań wyjaśniających. Dzięki rozbudowanym możliwościom konfiguracji pozwala w szybki sposób dopasować narzędzie do potrzeb każdej organizacji – zarówno w sektorze prywatnym jak i publicznym. Aplikacja umożliwia obsługę procesu zgłoszeń wewnętrznych jak i zewnętrznych. Z rozwiązania SygnaApp korzystają firmy o różnej wielkości i rozbudowaniu struktury organizacyjnej (w tym grupy kapitałowe) oraz podmioty i organy publiczne, w tym centralne
Z przetwarzaniem danych osobowy sygnalistów oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, wiąże się wysokie ryzyko. Dlatego bardzo warto przygotować wdrożenie ochrony sygnalistów zgodnie z wymogami RODO i z dbałością o dane osobowe osób zgłaszających jak i osób, których zgłoszenie dotyczy.
e-SDS to zaawansowane narzędzie umożliwiające zgłaszanie naruszeń w sposób bezpieczny, zaprojektowane przez Codefellow sp. z o.o. w ścisłej współpracy z Data Protection Advisory Group sp. z o.o. Dzięki połączeniu nowoczesnych technologii z głęboką wiedzą w dziedzinie ochrony danych osobowych aplikacja zapewnia maksymalne bezpieczeństwo informacji. Platforma działa w oparciu o model SaaS, ale oferuje także opcję instalacji na lokalnych serwerach klienta. Zaimplementowane mechanizmy zabezpieczające spełniają najwyższe standardy branżowe, gwarantując niezawodność i ochronę przekazywanych danych.
Whistleblower Software to jedno z wiodących narzędzi do obsługi zgłoszeń sygnalistów, które cieszy się uznaniem na całym świecie. Platforma jest najlepiej ocenianym rozwiązaniem w tej kategorii na G2, renomowanym portalu opiniującym oprogramowanie biznesowe. Obecnie korzysta z niej ponad 5 milionów pracowników w 7000 organizacjach działających w ponad 80 krajach. Dzięki szerokiemu zasięgowi i elastyczności Whistleblower Software wspiera firmy i instytucje w spełnianiu wymogów prawnych dotyczących ochrony sygnalistów na wielu rynkach międzynarodowych.
Whiblo to usługa, która umożliwia poufne zgłaszanie pisemnych informacji o podejrzeniu działań nielegalnych lub nieetycznych w organizacji. Umożliwia prowadzenie anonimowego, szyfrowanego dialogu między sygnalistą a organizacją po wysłaniu zgłoszenia. Rozwiązanie wspiera również zarządzanie zgłoszeniami poprzez możliwość przypisywania ich poszczególnym koordynatorom, ustalania statusów zgłoszeń, przechowywania dokumentacji, prowadzenia rejestru zgłoszeń czy generowania raportów. Aplikacja jest zgodna z przepisami i zapewnia bezpieczeństwo danych. To przyjazny system dla każdej organizacji.
AMODIT to kompleksowy system ochrony sygnalistów, który łączy w sobie bezpieczeństwo, elastyczność i zgodność z przepisami. Szybkie wdrożenie, pełna anonimowość sygnalistów i zaawansowane funkcje zarządzania zgłoszeniami sprawiają, że jest to rozwiązanie idealne dla firm każdej wielkości. Dedykowany panel, automatyzacja procesów oraz możliwość personalizacji systemu zapewniają pełną kontrolę nad zgłoszeniami. Dzięki AMODIT organizacje mogą skutecznie chronić swoich sygnalistów, jednocześnie usprawniając procesy wewnętrzne i minimalizując ryzyko działań odwetowych.
WeMoral oferuje wyjątkowo proste, nieskomplikowane i intuicyjne oraz łatwe w użytkowaniu narzędzie do zgłaszania naruszeń. Firma oferuje jednodniowe wdrożenie usługi. Zgłoszenie poprzedzone podstawową informacją dla sygnalisty jest domyślnie anonimowe, ale istnieje możliwość dodania pola na imię i nazwisko, które zostaje w systemie oznaczone jako dane osobowe. Proces komunikacji dwukierunkowej pomiędzy sygnalistą a administratorem jest szyfrowany. Panel administratora po zalogowaniu wymaga dodatkowego hasła do odczytania treści zgłoszenia.
Whistlelink to platforma dla sygnalistów, zgodna z Dyrektywą UE, polską ustawą o ochronie sygnalistów i RODO. Jako certyfikowany dostawca ISO 27001 regularnie przeprowadza testy penetracyjne. Hosting i przetwarzanie danych w Whistlelink odbywają się wyłącznie w UE. Platforma jest łatwa w implementacji, a 10-letnie doświadczenie zapewnia pełną funkcjonalność dla organizacji. Whistlelink to w pełni konfigurowalny system zgłoszeń, łatwy do personalizacji pod kątem treści i grafiki. System uruchamiany nawet w 10 minut, zapewnia bezpieczne, szyfrowane kanały zgłoszeń wewnętrznych – poufne i anonimowe, ustne i pisemne.
Sygnalista365 to zaawansowana platforma SaaS (Software as a Service) zaprojektowana z myślą o bezpiecznym i anonimowym zgłaszaniu nieprawidłowości w organizacjach. Aplikacja wspiera firmy w budowaniu kultury etyki i odpowiedzialności, zapewniając jednocześnie pełną ochronę tożsamości sygnalistów. Sygnalista365 to kompleksowe rozwiązanie do zgłaszania nieprawidłowości, które łączy w sobie bezpieczeństwo, anonimowość i łatwość użycia. Dzięki elastycznym planom cenowym oraz wsparciu technicznemu Sygnalista365 jest niezawodnym partnerem w zarządzaniu zgłoszeniami i budowaniu zaufania w firmie.
Sygnanet to szyfrowany system do przyjmowania i procedowania zgłoszeń od sygnalistów. Gotowy do ustawienia w 5 minut, prosty, bezpieczny, pomagający w realizacji obowiązków, zabezpieczający pracodawcę i osoby wyjaśniające zgłoszenia. Dane są przekazywane na serwer już w postaci zaszyfrowanej i w takiej postaci udostępniane odbiorcy na jego urządzenie. Wraz z systemem klienci Sygnanet otrzymują: wzór procedury wewnętrznej, wdrożenie dla odbiorców zgłoszeń, szkolenie edukacyjne dla pracowników oraz platformę wdrożeniową z materiałami edukacyjnymi dla odbiorców zgłoszeń i pracowników.
Statlook to proste, intuicyjne i bezpieczne narzędzie do zgłaszania i obsługi nieprawidłowości w organizacji. Dzięki niemu pracownik w sposób poufny lub anonimowy może poinformować o nadużyciach, jakie mają miejsce w miejscu pracy. System umożliwia bezpieczną, dwukierunkową komunikację pomiędzy sygnalistą (również anonimowym) a osobą obsługującą zgłoszenie. Aplikacja może być integralnym modułem oprogramowania Statlook, niezależnym narzędziem obok tego systemu lub całkowicie bez niego. Statlook to oprogramowanie, a nie usługa SaaS, które zapewnia zgodność z wymogami prawa polskiego i europejskiego.
