Ochrona sygnalistów – wdrożenie
Przy wdrożeniu sygnalistów w organizacji zadbaj o spójność z Twoją obecną dokumentacją. Skorzystaj z doświadczeń ekspertów ODO 24 w zakresie, którego potrzebujesz.
Zadbaj o spójność wdrożenia ochrony sygnalistów z RODO
Z przetwarzaniem danych sygnalistów oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, wiąże się wysokie ryzyko. Dlatego warto przygotować wdrożenie procedury ochrony sygnalistów zgodnie z wymaganiami RODO i z dbałością o dane osobowe osób zgłaszających jak i osób, których zgłoszenie dotyczy.
Wprowadź procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów
01
Audyt
Przeprowadź z nami dokładną analizę potrzeb, aby uwzględnić specyfikę swojej organizacji, jak: przedmiot działalności organizacji, czy w przeszłości zdarzały się zgłoszenia sygnalistów albo podobne (pomimo braku oficjalnego kanału do zgłoszeń), czy na organizację były już nakładane kary administracyjne (co może wskazywać, że skuteczna procedura dla sygnalistów jest dla tej organizacji szczególnie istotna), kogo organizacja jest w stanie oddelegować do obsługi tego typu zgłoszeń, potrzeba stworzenia anonimowego kanału zgłoszeń, planowany budżet na obsługę zgłoszeń sygnalistów. W razie potrzeby audytujemy istniejące rozwiązania dla sygnalistów i rekomendujemy ewentualne zmiany.
02
Dokumentacja
Efektem analizy potrzeb organizacji jest stworzenie dedykowanej procedury obsługi zgłoszeń naruszeń prawa, obejmującej m.in. szczegółowe regulacje wewnętrznych kanałów zgłoszeń, kategorie zgłaszanych naruszeń, sposób postępowania ze zgłoszeniem (kto może je przyjąć, jak przebiega procedura przyjęcia, jak wygląda komunikacja z sygnalistą, terminy podejmowania czynności), działania następcze w przypadku zasadnego zgłoszenia, dodatkowo – informacje na temat możliwości dokonywania zgłoszenia zewnętrznego oraz ujawnienia publicznego.
03
Ocena skutków wdrożenia DPIA
W procedurze zgłaszania naruszeń przez sygnalistów kładziemy nacisk na ochronę zarówno ich danych osobowych, jak i danych osobowych osób, których zgłoszenie dotyczy (potencjalnych sprawców naruszeń).
Tworzymy niezbędne klauzule informacyjne oraz ustalone zasady spełniania obowiązku informacyjnego. W razie potrzeby, procedura dla sygnalistów może zawierać odwołania do istniejącej już w organizacji dokumentacji ochrony danych osobowych, dla zapewnienia spójności.
Z przetwarzaniem danych sygnalistów oraz osób, których zgłoszenie dotyczy, wiąże się wysokie ryzyko. Dlatego warto przygotować wymaganą na gruncie RODO ocenę skutków dla ochrony danych (ang. DPIA).
Ocena skutków dla ochrony danych – DPIA04
Szkolenia
Aby procedury zadziałały w praktyce, potrzebne jest skuteczne zakomunikowanie nowych zasad uczestnikom wdrożenia. Proponujemy 2 szkolenia.
Szkolenie dla potencjalnych sygnalistów
Szkolenie dotyczy naruszeń, jakie mogą zgłosić, środków ochrony, które im służą, grożących im konsekwencji w przypadku fałszywego pomówienia, informacji zwrotnych odnośnie do zgłoszonej sprawy, jakie im przysługują.
Szkolenie dla Zespołu ds. Rozpatrywania Zgłoszeń,
Szkolenie obejmie zasady postępowania ze zgłoszeniami wynikające z ustawy, zasady informowania sygnalistów a także działania następcze związane z uznaniem zgłoszenia naruszenia za zasadne.
Naszym celem jest przygotowanie konkretnych, przejrzystych zasad, dzięki którym możliwe jest prawidłowe przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów oraz ich sprawna obsługa.
Jeśli potrzebujesz pomocy w wyborze aplikacji dla sygnalistów sprawdź – Ranking Top 10
Co mówią nasi klienci o usługach
„Jestem pod dużym wrażeniem wysokiego poziomu merytorycznego kadry szkoleniowców"
W dniach 13 - 17 marca uczestniczyłem w "Kursie dla Administratorów Bezpieczeństwa Informacji" zorganizowanym przez firmę ODO 24 sp. z o.o. Jestem pod dużym wrażeniem wysokiego poziomu merytorycznego kadry szkoleniowców oraz rozbudowanego programu. Praca na stanowisku ABI wymaga znajomości nie tylko przepisów prawa ale również zagadnień informatycznych, co uwzględniło ODO 24. Godnym odnotowania jest program nauczania, który stopniowo wprowadza w coraz to bardziej zaawansowane niuanse ochrony danych osobowych. Zaczynając od podstaw prawnych a kończąc na praktycznych aspektach audytowania i pracy na dokumentach w firmie. Komplet materiałów, edytowalnych dokumentów i publikacji jakie otrzymałem ułatwią mi codzienną pracę na stanowisku ABI. Z całą pewnością mogę polecić firmę ODO 24 jako rzetelnego partnera oferującego usługi szkoleniowe na wysokim poziomie.
„Z pełnym przekonaniem możemy polecić ODO 24 jako profesjonalnego i rzetelnego partnera"
Od wielu lat konsekwentnie przykładamy dużą wagę do ochrony danych osobowych naszych klientów jak i pracowników. Braliśmy czynny udział w tworzeniu "Kodeksu dobrych praktyk w zakresie ochrony danych osobowych klientów i potencjalnych klientów”, opracowanego wspólnie przez GIODO i Polski Związek Przemysłu Motoryzacyjnego. Z uwagi na złożoność i zmienność przepisów w zakresie ochrony danych osobowych, jak również dynamiczny rozwój Mazdy w Polsce i coraz większą liczbę danych, które przetwarzamy, zdecydowaliśmy się przekazać funkcję ABI wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie. Na decyzję skorzystania z usług ODO 24 największy wpływ miały doświadczenie i kompetencja zespołu ekspertów, kompleksowość oferty oraz elastyczność jej dostosowania do naszej organizacji. Po roku współpracy możemy polecić ODO 24 jako profesjonalnego i rzetelnego partnera.
„Polecam Państwu firmę ODO 24, jako profesjonalnego partnera"
Od kilku lat w zakresie ochrony danych osobowych współpracujemy z firmą ODO 24. Profesjonalny zespół, który sprawnie pomógł nam również dostosować się do wymagań ,,RODO’’. Korzystamy nie tylko z wiedzy ekspertów, ale też z profesjonalnie przygotowanych e-szkoleń, dzięki temu udało nam się przeszkolić w bardzo krótkim czasie kilkuset pracowników. Zdecydowanie polecam Państwu firmę ODO 24, jako profesjonalnego partnera, dostarczającego usługi na najwyższym poziomie.
„Praktyczne podejście, stała dostępność doradcza, fajne relacje"
Z ODO24 współpracujemy od ponad roku. To dla nas rok spokojnego oddechu i poczucia bezpieczeństwa: przynajmniej w kwestii ochrony danych osobowych :-) Ludzie z ODO to profesjonaliści mówiący zrozumiałym językiem o niezrozumiałych dla zwykłego śmiertelnika sprawach. Rozumieją nie tylko swoją profesją, ale co dla nas bardzo ważne, biznes i jego wymagania. Praktyczne podejście, stała dostępność doradcza, fajne relacje - wszystko to sprawia, że mogę polecić tę Firmę wszystkim, którzy chcą pracować i spać spokojnie.
Wdrożenie ochrony sygnalistów – pytania i odpowiedzi
Co to jest system ochrony sygnalistów i dlaczego jest wymagany w mojej organizacji?
System ochrony sygnalistów to zbiór procedur umożliwiających pracownikom i współpracownikom bezpieczne zgłaszanie podejrzeń naruszeń prawa lub nieetycznych zachowań w organizacji. Jest wymagany, aby promować transparentność i odpowiedzialność, a także chronić organizacje przed negatywnymi skutkami nieprawidłowości.
Jakie są główne korzyści wdrożenia systemu ochrony sygnalistów?
Główne korzyści to zwiększenie zaufania pracowników, poprawa kultury organizacyjnej, wczesne wykrywanie i zapobieganie naruszeniom, ochrona przed reputacyjnymi i finansowymi stratami, a także zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi.
Jakie przepisy regulują ochronę sygnalistów w Polsce i w Unii Europejskiej?
W Unii Europejskiej ochrona sygnalistów jest regulowana przez Dyrektywę UE 2019/1937. W Polsce, przepisy dotyczące ochrony sygnalistów są dostosowane do wymogów tej dyrektywy i ujęte zostały w Ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Czy istnieją jakieś wymogi dotyczące rozmiaru firmy dla wdrożenia systemu ochrony sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów mówi o tym, że obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń dotyczy podmiotów na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Jakie kroki należy podjąć, aby wdrożyć system ochrony sygnalistów w mojej organizacji?
Należy opracować lub dostosować wewnętrzne procedury, wybrać odpowiednie narzędzia i kanały zgłaszania, zaktualizować dokumentację ochrony danych osobowych (o nowy proces przetwarzania danych) przeszkolić pracowników, zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń a także zapewnić anonimowość i ochronę dla zgłaszających. Dodatkowo w zależności od wybranych kanałów zgłoszeń może się okazać konieczne przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).
Jak długo trwa proces wdrożenia systemu ochrony sygnalistów?
Czas wdrożenia może różnić się w zależności od rozmiaru i specyfiki organizacji, ale zazwyczaj trwa kilka tygodni.
Jak mogę dostosować system ochrony sygnalistów do specyfiki mojej organizacji?
Dostosowanie systemu wymaga zrozumienia unikalnych potrzeb i ryzyk organizacji, a następnie dostosowania procedur, narzędzi i szkoleń do tych specyfik. Warto skonsultować się z ekspertami w dziedzinie ochrony sygnalistów i ochrony danych osobowych.
Jaka aplikacja dla sygnalistów jest najlepsza?
Wybór najlepszej aplikacji dla sygnalistów zależy od wielu czynników, takich jak specyficzne wymagania Twojej organizacji oraz kluczowe funkcjonalności, które są dla Ciebie najważniejsze. Aby ułatwić to zadanie, przetestowaliśmy dostępne na polskim rynku aplikacje i opublikowaliśmy wyniki w rankingu aplikacji dla sygnalistów. Ta wiedza pomoże Ci podjąć świadomą decyzję i wybrać najlepszą aplikację dla swojej organizacji.
Jakie są konsekwencje nieposiadania wdrożonego systemu ochrony sygnalistów?
Brak systemu może prowadzić do niewykrycia naruszeń, co może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, finansowymi i reputacyjnymi dla organizacji. Dodatkowo, Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje karę grzywny dla podmiotu, który pomimo ustawowego obowiązku wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń takiego obowiązku nie zrealizuje.
Czy pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie zgłaszania naruszeń?
Tak, przeszkolenie pracowników jest kluczowe dla skuteczności systemu. Szkolenia powinny obejmować procedury zgłaszania, ochronę sygnalistów, a także świadomość konsekwencji prawnych i etycznych naruszeń. Polecamy nasze proste i sprawdzone rozwiązanie: szkolenie e-learningowe: Ochrona Sygnalistów.
Jakie wsparcie oferuje Państwa firma po wdrożeniu systemu ochrony sygnalistów?
Nasza firma oferuje ciągłe wsparcie merytoryczne, konsultacje prawne oraz dodatkowe szkolenia dla nowych pracowników lub w przypadku zmian w procedurach. Szczegóły znajdziesz w ofercie.
Największą wartość stanowi zaufanie naszych klientów
W czym Ci możemy pomóc?
Napisz lub zadzwoń, znajdziemy rozwiązanie
