Zagadnienie dotyczy okresu retencji nagrań z monitoringu stanowiących załącznik do protokołu powypadkowego lub protokołu z audytu wewnętrznego. Kodeks pracy wyznacza termin trzech miesięcy jako maksymalny dla możliwości przechowywania nagrań z wyjątkami.

ODPOWIEDŹ

Art. 222 par. 3 Kodeksu pracy wskazuje, że nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Par. 4 wskazanego przepisu zaś wskazuje, że w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Dyspozycja par. 4 daje zatem pracodawcy uprawnienie do przechowywania określonych nagrań z monitoringu przez okres dłużny niż 3 miesiące w sytuacji kiedy mamy prowadzone tzw. postępowanie powypadkowe i takie nagranie stanowi dowód w sprawie. Innym przykładem będzie prowadzone np. postępowanie karne przygotowawcze/sądowe w sytuacji np. kradzieży w miejscu pracy.

W takich szczególnych sytuacjach jak najbardziej istnieje możliwość przechowywania nagrań przez dłuższy okres nawet jeśli dotyczą one wewnętrznych procedur pracodawcy, które w konsekwencji mogą stać się/nie muszą postępowaniami prowadzonymi na podstawie określonych przepisów prawa. Oczywiście w tym wypadku nie można uznać, że każde nagranie może być przechowywane przez okres dłuższy, ale te związane/niezbędne w ramach określonych procedur i postępowań tak.