Wzory dokumentacji RODO w ramach szkolenia IOD w praktyce

Dokument ten, przy uwzględnieniu wszystkich wskazanych w art. 37 RODO okoliczności, pozwala na ocenę, czy wyznaczenie IOD w organizacji jest obligatoryjne. Oprócz analizy zasadności wyznaczenia IOD znajdują się w nim kluczowe wytyczne dot. obowiązków spoczywających na IOD oraz wymogów, jakie osoba powołana do pełnienia tej funkcji musi spełnić.

Administrator może powierzać dane do przetwarzania wyłącznie podmiotom, które spełniają wymogi RODO (czyli zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych), przy czym to po stronie administratora danych leży obowiązek weryfikacji podmiotu przetwarzającego. Alternatywą dla uciążliwego – chyba dla obu stron - audytu jest przesłanie potencjalnemu procesorowi przygotowanego przez nas formularza, umożliwiającego rzetelną i sprawną ocenę, czy dany podmiot stosuje odpowiednie zabezpieczenia, wdrożył niezbędne rozwiązania i procedury oraz czy gwarantuje bezpieczeństwo powierzanych mu danych osobowych, a tym samym - zasługuje na nasze zaufanie.

Stanowi gotowe narzędzie do przeprowadzenia audytu ochrony danych osobowych. Przejście przez listę kontrolną wymagań stawianych przez RODO pozwoli określić poziom zgodności organizacji z unijnymi przepisami. Na arkusz składają się 4 obszary, weryfikowane w trakcie audytu:

• przestrzeganie przepisów ogólnych i zasad dot. przetwarzania danych osobowych,
• realizacja praw osób, których dane dotyczą,
• status administratora danych, podmiotu przetwarzającego i inspektora ochrony danych oraz ciążące na nich obowiązki, w tym ogólne bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń ochrony danych organowi nadzorczemu i osobie, której dane dotyczą,
• przekazywanie danych do państw trzecich,

Formularz służący do sporządzenia analizy ryzyka i oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) zgodnie z procedurą oraz metodyką przedstawioną podczas szkolenia i w oparciu o „Procedurę oceny skutków dla ochrony danych”.

Na administratorze danych ciąży obowiązek dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności, w jakich do niego doszło, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych. Przygotowany formularz uwzględnia wszystkie wymagane prawem informacje, a jego prawidłowe uzupełnianie przy każdorazowym wykryciu incydentu zapewnia organizacji zgodność z art. 33 ust. 5 RODO.

Określa jednolite zasady zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych danych osobowych w organizacji (zgodnie z wymaganiami art. 32 RODO). Zakres przedmiotowy procedury to:

• procedura wykonywania przeglądów i konserwacji,
• monitorowanie ryzyka wystąpienia awarii systemów informatycznych,
• mechanizmy zapewniające ciągłość działania zasobów,
• ogólne zasady nadawania uprawnień w systemach informatycznych,
• nadawanie/odbieranie/modyfikacja uprawnień,
• użytkowanie sprzętu komputerowego,
• użytkowanie mobilnych nośników danych,
• zasady korzystania z poczty elektronicznej,
• zarządzanie dostępem zdalnym,
• wymagania dotyczące bezpieczeństwa urządzeń mobilnych,
• zasady telepracy,
• bezpieczeństwo fizyczne i środowiskowe,
• dobór i konfiguracja komponentów infrastruktury teleinformatycznej,
• zakup lub rozwój systemów informatycznych,
• bezpieczeństwo sieci,
• weryfikacja mechanizmów kontrolnych, badanie podatności,
• zasady zarządzania elektronicznymi kopiami danych osobowych,
• ochrona przed szkodliwym oprogramowaniem,
• procedury rozpoczęcia, zawieszenia i zakończenia pracy.

Umożliwia weryfikację kluczowych - z punktu widzenia przetwarzania danych i realizacji praw osób, których dane dotyczą - funkcjonalności wykorzystywanych przez administratora danych (podmiot przetwarzający) przy przetwarzaniu danych, takich jak chociażby możliwości gradacji uprawnień czy konfiguracji polityki haseł.

A raczej harmonogram audytu ochrony danych osobowych, w oparciu o który zaplanowane mogą zostać czynności audytowe.

Określenie procesów przetwarzania to punkt wyjścia wdrożenia i utrzymania systemu ochrony danych osobowych w organizacji. Termin „proces przetwarzania”, choć pozornie prosty (proces jest określany jako zbiór wzajemnie powiązanych czynności przetwarzania wykorzystywany do osiągnięcia przez organizację zamierzonego celu) nastręcza bardzo wielu problemów – wychodząc naprzeciw potrzebom, stworzyliśmy listę najczęściej występujących procesów przetwarzania, spośród których administrator może wybrać te, które faktycznie funkcjonują w jego organizacji.

Krótki protokół z obserwacji poczynionych w trakcie realizacji audytu systemu ochrony danych osobowych.

Opis działań oraz ustaleń organizacyjnych związanych z audytem, w tym kryteria audytu, skład zespołu audytowego, zakres audytu oraz sposób i zakres dokumentowania czynności.

Podstawowy dokument systemu ochrony danych osobowych, definiujący kluczowe aspekty przetwarzania. W polityce znajdują się zapisy dot. zadań administratora danych, inspektora ochrony danych (IOD) oraz administratora systemów informatycznych. Opisane zostały również sposoby realizacji ciążących na administratorze danych obowiązków, takich jak prowadzenie rejestru czynności przetwarzania, dokonywanie sprawdzeń, upoważnianie pracowników czy podpisywanie umów powierzenia. Dokument ten opisuje również środki techniczne i organizacyjne stosowane do zapewnienia odpowiedniego stopnia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych. Polityka stanowi także centralny dokument, z którym powiązana jest cała dokumentacja ochrony danych.

Polityka ustanawia ramy dla osiągnięcia zgodności z RODO w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą, w tym prawa do usunięcia danych, do ograniczenia przetwarzania, do sprzeciwu czy do przenoszenia danych. Określa role i odpowiedzialność za obszar związany z obsługą żądań osób fizycznych w zakresie przysługujących im praw oraz opisuje proces ich realizacji. Załącznikami do dokumentu są:

• szablon klauzuli informacyjnej przy zbieraniu danych od osoby, której dane dotyczą, oraz w inny sposób niż od osoby, której dane dotyczą,
• szablon klauzuli informacyjnej przy realizacji prawa dostępu,
• formularz weryfikacji żądania usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym),
• szablon klauzuli informacyjnej przy realizacji prawa dostępu,
• wzory klauzul zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz na dokonanie profilowania.
• szablon klauzuli informacyjnej przy realizacji prawa dostępu,

Dotyczy nałożonego na administratora obowiązku przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), o którym mowa w art. 35 RODO. Stanowi narzędzie z jednej strony umożliwiające identyfikację procesów przetwarzania, które z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych i tym samym wymagają DPIA, a z drugiej: wskazujące krok po kroku, jak DPIA przeprowadzić oraz jak określić role i odpowiedzialność za jej wykonanie.

Wyniki audyty i ustalenia poczynione w „Arkuszu audytowym RODO” powinny znaleźć odzwierciedlenie w raporcie z audytu. Przygotowany projekt raportu uwzględnia takie informacje jak kwestie organizacyjne dot. przeprowadzonego audytu, wykaz czynności podjętych podczas w jego trakcie, stwierdzone przypadki naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych oraz planowane lub podjęte działania przywracające stan zgodny z prawem.

Dokument, który ma pomóc administratorowi danych usystematyzować procesy przetwarzania danych w organizacji i sprawować kontrolę nad ich przebiegiem. Art. 30 RODO precyzuje, że taki rejestr powinien wskazywać m.in. cel przetwarzania, kategorie przetwarzanych danych, kategorie osób, których dane dotyczą, planowane terminy usunięcia danych oraz stosowane zabezpieczenia. Rejestr będzie musiał zostać udostępniony na każde wezwanie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a nieoficjalnie mówi się o nim jako o pierwszym dokumencie, o który organ nadzorczy z pewnością poprosi, przeprowadzając kontrolę w organizacji.

Obowiązek prowadzenia rejestru uwzględniającego procesy przetwarzania danych osobowych ciąży również na podmiotach przetwarzających – oczywiście w zakresie, w jakim dokonywane są one w imieniu i na rzecz administratora danych, o ile analiza zasadności prowadzenia rejestru (patrz wyżej) wykazała konieczność jego prowadzenia.

Zestawienie/ewidencja wykrytych w organizacji naruszeń ochrony danych osobowych. RODO nakazuje administratorom dokumentowanie incydentów związanych z przetwarzaniem danych, w tym okoliczności naruszenia, jego skutków i podjętych działań zaradczych, co docelowo ma umożliwić organowi nadzorczemu weryfikację, czy administrator zgłasza stwierdzone naruszenia zgodnie z art. 33 RODO.

Ewidencja uwzględnia takie kategorie jak m.in. sposób wykonywania backupu, jego częstotliwość, okres i miejsce przechowywania kopii zapasowych – te kluczowe informacje, przypisane do konkretnego systemu/aplikacji przy jednoczesnym określeniu typu danych i rodzaju backupu pozwolą na sprawowanie bieżącej kontroli nad procedurą tworzenia kopii zapasowych w organizacji.

Sama analiza zasadności wyznaczenia IOD w organizacji nie zapewni administratorowi danych zgodności z wymogami RODO. Formalne wyznaczenie IOD nastąpi dopiero w momencie, w którym zostanie on powołany zgodnie z umową spółki (statutem lub innym aktem wewnętrznym), w zależności od przyjętej w takim akcie procedury - np. w formie uchwały ws. wyznaczenia IOD.

Administrator nie wszystkich operacji na danych osobowych dokonuje sam – często zleca (outsourcuje) niektóre z nich podmiotom zewnętrznym, które przetwarzają powierzone im dane w imieniu i na rzecz administratora. Takie powierzenie nie może nastąpić w sposób inny niż w oparciu o umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych (lub „inny instrument prawny”), który zawiera elementy wskazane w art. 28 ust. 3 RODO, w tym przede wszystkim przedmiot i czas trwania przetwarzania, jego charakter i cel, rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą oraz prawa i obowiązki stron umowy.

Wewnątrz organizacji do przetwarzania danych powinny być dopuszczone jedynie osoby posiadające stosowne upoważnienie. Zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych powinien bezwzględnie być dostosowany do potrzeb związanych z wykonywaniem obowiązków na danym stanowisku – zgodnie z zasadą minimalizacji danych.

Raport zawierający ustalenia dokonane w toku analizy ryzyka i oceny skutków dla ochrony danych, zidentyfikowane poziomy ryzyk związanych z przetwarzaniem danych osobowych, rekomendacje, a także plan postępowania z ryzykiem.