Najlepsze aplikacje dla sygnalistów 2024 - ranking ODO 24

Ten dylemat rozstrzygnęła za nas Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, która zobowiązuje przedsiębiorców w UE do ochrony sygnalistów. Już niedługo, dyrektywa zostanie wdrożona do polskiego porządku prawnego wraz z wejście w życie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

 

Jednym z najważniejszych założeń zarówno dyrektywy jak i projektowanej ustawy jest ochrona tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie, a co za tym idzie zapewnienie procedury wewnętrznej, gwarantującej wdrożenie poufnego kanału zgłoszeń. Wyzwanie to nie jest łatwe, ponieważ pracodawca musi sam dokonać analizy i wyboru kanału zgłoszeń, zapewniającego najwyższy stopień poufności i bezpieczeństwa danych. Ostatecznie od jego decyzji zależeć będzie czy organizacja zdecyduje się na tylko jeden kanał, czy wybierze ich kilka.

Pomimo, że pracodawca ma obowiązek ochrony poufności tożsamości osoby zgłaszającej naruszenie; nie musi to jednak oznaczać pełnej anonimowości. Każde z państw członkowskich Unii Europejskiej ma prawo zadecydować o tej kwestii implementując dyrektywę do przepisów krajowych.

W Polsce przepisy te powinny zacząć obowiązywać od dnia 17 grudnia 2021 r., jednak Sejm nie przyjął jeszcze odpowiedniej ustawy. Nie zmienia to faktu, że dyrektywa może i powinna być stosowana w organizacjach bezpośrednio, w tym zapewnić sygnaliście pełną anonimowość, dopóki polska ustawa implementująca dyrektywę tej kwestii jasno nie określi. 

W art. 9, pkt 1, lit. a) powyższej dyrektywy określa się nowy obowiązek następująco:
„kanały przyjmowania zgłoszeń zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób zapewniający ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwiający uzyskanie do nich dostępu nieupoważnionym członkom personelu; (...)”

Dyrektywa wskazuje, że kanały dostępu mają zapewnić przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu).

Aplikacje webowe dla sygnalistów

Jak najlepiej spełnić wymogi dotyczące ochrony sygnalistów? To pytanie często pojawiało się wśród naszych klientów, dlatego postanowiliśmy ponownie przetestować dla Państwa dostępne na polskim rynku webowe aplikacje, które naszym zdaniem mogą być najlepszym kanałem do zgłaszania naruszeń, a przede wszystkim – bezpiecznym i wygodnym narzędziem dla sygnalistów. Tworząc  ranking, pragnęliśmy stworzyć użyteczną platformę do zapoznania się z aplikacjami, które z pełnym przekonaniem możemy polecić i spośród których każda organizacja może wybrać najlepsze dla siebie rozwiązanie. Tak przygotowaliśmy dla Państwa drugą edycję naszego rankingu w nowej i zaktualizowanej formie.

Ponownie dokonaliśmy  badania rynku pod kątem dostępnych aplikacji . W wyniku przeprowadzonej analizy stworzony został ranking TOP 10 aplikacji dla sygnalistów, czyli narzędzia które mogą posłużyć pracodawcom przy wdrażaniu poufnego i sprawnego kanału zgłoszeń. Dziękujemy tym firmom, które przyjęły nasze zaproszenie i zgłosiły do testów swoje aplikacje.

 

Ranking aplikacji dla sygnalistów

Po 6 miesiącach intensywnej pracy nad rankingiem i aktywnej współpracy z autorami aplikacji już wiemy, że taka konfrontacja z niezależną oceną i konkurencją wychodzi tymże aplikacjom na dobre: nawet jeśli spełniają one większość kryteriów, zawsze mogą być jeszcze w jakimś aspekcie udoskonalone. Punktem wyjścia do oceny aplikacji były opracowane przez nas szczegółowe kryteria, pogrupowane w 10 kategorii: zgodność z odpowiednimi przepisami, sposób zgłaszania naruszeń, ochrona tożsamości sygnalisty, bezpieczeństwo aplikacji, prostota obsługi, technologia, dostępne funkcje, procedura zgłaszania naruszeń, uniwersalność oraz procedura wdrożenia aplikacji.

W trakcie pracy okazało się, że niektóre kryteria są dyskusyjne z punktu widzenia bezpieczeństwa aplikacji (kilka usunęliśmy z naszej listy), zaś inne uznaliśmy je za neutralne, nie wpływające na wynik. Tak było w przypadku opcji uruchomienia aplikacji na serwerze klienta: niektóre firmy oferowały to rozwiązanie, zaś inne zrezygnowały z tej opcji, zwracając uwagę na wiążące się z tym zagrożenia anonimowości i komplikacje techniczno-organizacyjne. Biorąc pod uwagę plusy i minusy takiego rozwiązania, uznaliśmy to kryterium za neutralne, które nie powinno mieć wpływu na klasyfikację.

Aplikacje były testowane przez naszych ekspertów w zakresie prawnym ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa IT. Staraliśmy się stosować przy ocenie jak najmniej tzw. miękkich kryteriów, bazując na metodzie zero-jedynkowej, a jednocześnie maksymalnie szczegółowo opisać każdą aplikację, aby każdy potencjalny użytkownik mógł wyrobić sobie własne zdanie na jej temat.

W trakcie pracy nad rankingiem byliśmy w stałym kontakcie z autorami aplikacji. Najpierw prosiliśmy o dedykowane linki do panelu sygnalisty i panelu administratora, aby można było sprawdzić w praktyce działanie aplikacji. Każda firma miała również okazję zaprezentować swoją aplikację podczas wideokonferencji oraz podkreślić jej zalety. W następnym etapie dokonywaliśmy oceny aplikacji na podstawie opracowanych przez nas kryteriów, czyli przydzielaliśmy punkty. Na koniec przygotowaliśmy szczegółowe opisy (recenzje) aplikacji wraz z ich mocnymi i słabymi stronami. Tak powstał ranking, który zamieściliśmy na stronie ODO 24.

Osiągnęliśmy cel, na którym nam zależało. Jeśli firma poszukuje aplikacji dla sygnalistów, na naszej stronie https://odo24.pl/ranking-aplikacji-dla-sygnalistow znajdzie do tego wygodne narzędzie: może zapoznać się z wynikami rankingu, mocnymi i słabymi stronami aplikacji oraz ich szczegółowym opisem, dostępnymi funkcjami (dołączyliśmy printscreeny), a także z poziomu naszej strony uzyskać dostęp do wersji testowych aplikacji.

Aplikacja dla sygnalistów to nie wszystko

Choć dyrektywa o ochronie sygnalistów to dla firm dodatkowe obciążenie regulacyjne, stanowi również wielką szansę na wyeliminowanie w zarodku naruszeń prawa, tak aby każda organizacja mogła bez przeszkód prowadzić swoją działalność i bezpiecznie się rozwijać, zaś specjalne aplikacje doskonale służą temu celowi.

Nasz ranking to wsparcie w wyborze optymalnej dla danej firmy aplikacji dla sygnalistów.  Przed jej wdrożeniem należy zaktualizować swoje procedury bezpieczeństwa. Tego wymaga prawo. Jako firma wyspecjalizowana w ochronie danych osobowych możemy pomóc w przygotowaniu jednoznacznych, przejrzystych zasad, dzięki którym możliwe będzie prawidłowe przyjęcie zgłoszenia naruszenia oraz jego sprawna obsługa (audyt, dokumentacja, DPIA, szkolenia).