Kontrolowanie podmiotu przetwarzającego jako uprawnienie administratora danych osobowych

Uregulowanie relacji pomiędzy administratorem, a podmiotem przetwarzającym dane (popularnym procesorem) współcześnie stało się jedną z podstawowych czynności, które sam administrator musi uwzględnić w systemie ochrony danych w swojej organizacji. W niniejszym artykule, skupimy się w szczególności na uprawnieniu administratora do inspekcji podmiotu przetwarzającego.

Liczne audyty pokazują, że w dzisiejszych czasach, w znacznej mniejszości pozostają podmioty, które z całą odpowiedzialnością mogą stwierdzić, że nie korzystają z usług podmiotów przetwarzających dane na ich zlecenie. W dużej części przypadków administratorzy ci nie są świadomi, że w relacji z kontrahentami dochodzi do powierzenia danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych.

Autorzy przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), dostrzegli ten trend, co poskutkowało znacznie bardziej rygorystycznym podejściem do kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych, nakładając na podmioty po obu stronach tej relacji liczne obowiązki, ale również prawa.

Kim jest procesor danych?

Na wstępie tytułem przypomnienia wskażmy kim tak naprawdę jest podmiot przetwarzający (procesor). Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 8 RODO, podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora. Z przywołanej definicji wynika, że podmiot przetwarzający działa jedynie na zlecenie administratora, który faktycznie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Potwierdza to również art. 29 RODO, wskazujący, iż podmiot przetwarzający przetwarza je jedynie wyłącznie na polecenie administratora, z wyjątkiem sytuacji, gdy obowiązek przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa. Za klasyczne przykłady podmiotów przetwarzających należy uznać: biuro księgowe, zewnętrzny call center, firmy archiwizujące dokumenty, partnerzy świadczący usługi techniczne (np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych), agencje marketingowe, podmioty zewnętrzne odpowiedzialne za prowadzenie spraw kadrowo płacowych.

Umowa powierzenia

Całość relacji łączącej administratora z podmiotem przetwarzającym powinna być unormowana w ramach umowy powierzenia przetwarzania danych, której to treść została szczegółowo uregulowana w obowiązujących przepisach unijnego rozporządzenia (wzór takiej umowy możecie Państwo znaleźć pod tym linkiem). Kluczowy w tym zakresie jest art. 28 RODO wskazujący jakie dokładnie kwestie powinny stanowić przedmiot uzgodnień pomiędzy stronami takiej umowy. Do katalogu wymienionego w przywołanym artykule wchodzi również obowiązek podmiotu przetwarzającego polegający na umożliwieniu administratorowi przeprowadzenia audytu w jego organizacji.

Ważne
Należy pamiętać, że art. 28 RODO, przewiduje obowiązki również po stronie samego administratora, który to zobowiązany jest do korzystania jedynie z tego typu podmiotów, które gwarantują wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających, że przetwarzanie spełnia wymogi RODO oraz chroni prawa osób, których dane są przetwarzane.

W tym zakresie bez wątpienia pomocne może być uprawnienie administratora do audytu podmiotu przetwarzającego dane w jego imieniu.

Co jeśli nie audyt procesora?

Przepisy RODO przewidują po stronie podmiotu przetwarzającego alternatywne działanie pozwalającą na wykazanie stosowania środków gwarantujących bezpieczeństwo danych oraz przestrzegania przepisów unijnego rozporządzenia. Mowa tutaj o branżowych kodeksach postępowania oraz certyfikacji, o których traktują odpowiednio art. 40 oraz 42 RODO. Z całą stanowczością należy stwierdzić, że nawet w przypadku posiadania przez procesora jednego z powyższych dokumentów, nie można wykluczyć, aby sprawdzenia (audyty) ze strony administratora nie były potrzebne np. w sytuacji zaistnienia zdarzenia naruszającego ochronę danych osobowych podlegającego obowiązkowemu zgłoszeniu do organu nadzorczego.

Prawo do audytowania podmiotu przetwarzającego

Jak wynika z powyższego, samo prawo do audytowania podmiotu przetwarzającego nie powinno budzić żadnych wątpliwości. Zastanawiać może jednak zakres przeprowadzanego audytu. Jak już wskazano, podmiot przetwarzający udostępnia administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisu art. 28 ust. 2, 3 oraz 4 RODO. Sprawdzenie może zatem dotyczyć następujących informacji:

• Czy podmiot przetwarzający korzysta z podwykonawców przetwarzających dane powierzone przez administratora na zasadach określonych pomiędzy stronami oraz zgodnie z art. 28 ust. 2 i 4? (w szczególności czy umowy podpisywane z podwykonawcami w sposób odpowiedni regulują kwestie związane z przetwarzaniem danych administratora)?
• Czy podmiot przetwarzający wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które umożliwiają procesorowi wsparcie administratora w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie realizacji ich praw wynikających z RODO?
• Czy osoby biorące udział przy przetwarzaniu zostały zobowiązane do zachowania tajemnicy?
• Czy podmiot przetwarzający wdrożył mechanizmy/procedury, umożliwiające bezzwłoczne zgłoszenie naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych?
• Czy dane nie są przekazywane przez podmiot przetwarzający do państw trzecich?

Mając na względzie obowiązek administratora wynikający z art. 28 ust. 1 RODO, nie bez znaczenia powinny również pozostawać następujące informacje:

• Czy podmiot przetwarzający stosuje fizyczne zabezpieczenia pomieszczeń/obszarów przetwarzania danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych?
• Czy podmiot przetwarzający nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowych?
• Czy podmiot przetwarzający prowadzi dokumentacje ochrony danych osobowych?
• Czy podmiot przetwarzający prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania?
• Czy podmiot przetwarzający powołał inspektora ochrony danych?

Należy wskazać, że w ramach kształtowania się praktyki w stosowaniu przepisów RODO, popularne staje się regulowanie w ramach umowy powierzenia uprawnienia po stronie administratora do przeprowadzenia audytu również u podprocesorów. Tendencja do uregulowania tego zagadnienia w ramach umowy wynika prawdopodobnie z treści art. 28 ust. 4 RODO. Zgodnie z nim podmiot przetwarzający może podpowierzyć dane osobowe jedynie na podstawie umowy zawartej ze swoim podwykonawca, której treść zapewniać będzie stosowanie przez podwykonawcę środków gwarantujących przetwarzanie zgodnie z wymogami RODO. W interesie administratora pozostaje zatem zapewnienie sobie możliwości przeprowadzenia audytu u podprocesora, w celu utrzymania pełnej kontroli nad przetwarzanymi przez niego danymi osobowymi.

Uwaga
Coraz popularniejszym działaniem w zakresie konstruowania umów powierzenia przetwarzania danych pomiędzy administratorem a podmiotem przetwarzającym, jest wprowadzanie postanowień, mających na celu nic innego jak „zniechęcenie” administratora do skorzystania z jego uprawnień w zakresie audytowania podmiotu przetwarzającego.

Przykładem takiego działania jest żądanie stosownej kwoty tytułem opłaty za sam fakt przeprowadzenia sprawdzenia. Podkreślić trzeba, że nie chodzi w tym miejscu o pokrycie kosztów poniesionych przez procesora w zw. z przeprowadzanym audytem (np. udział pracowników procesora w czynnościach audytowych), co można uznać za rozwiązanie dopuszczalne i uzasadnione. Mowa jest w tym miejscu o postanowieniach przewidujących z góry określoną kwotę kilkudziesięciu tysięcy złotych, za sam fakt przeprowadzenia audytu, narzucanych przez organizacje mające silną pozycję na rynku.

Podsumowanie

Na zakończenie należy również zwrócić uwagę, że istotnym elementem uprawnienia do audytowania podmiotu przetwarzającego jest to, że nie musi być ono wykonane bezpośrednio przez samego administratora lub jego pracownika. W przypadku, w którym administrator nie czuje się na siłach w aspekcie sprawdzenia podmiotu przetwarzającego lub nie dysponuje wystarczającymi zasobami kadrowymi oraz czasowymi do podjęcia takich działań, racjonalnym działaniem jest skorzystanie z wyspecjalizowanego podmiotu zewnętrznego. Z art. 28 ust. 3 lit. h RODO wprost bowiem wynika, że podmiot przetwarzający ma umożliwić audyt administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora. Brak jest zatem przeciwskazań, aby w tym zakresie, administrator mógł skorzystać z podmiotów zewnętrznych specjalizujących się w prowadzeniu działań audytowych.