Skąd masz wiedzieć, że chodzi o RODO?
Skuteczność zgłoszonego żądania nie jest uzależniona ani od formy (elektronicznej/papierowej), ani od jego treści czy precyzyjności podniesionych przez osobę fizyczną kwestii. Niejednokrotnie zdarzy się sytuacja, w której otrzymasz żądanie od klienta czy kandydata do pracy, które na pierwszy rzut oka niekoniecznie związane będzie z tematyką danych osobowych, bo zamiast sformułowania „Żądam usunięcia moich danych osobowych z Państwa bazy zgodnie z przysługującym mi na gruncie art. 17 RODO prawem” dostaniesz zwykłą wiadomość: „Nie wysyłajcie do mnie newslettera”. To po Twojej stronie leży zidentyfikowanie, że żądanie tyczy się danych osobowych, a następnie - odpowiednia, możliwie szybka reakcja na nie.
Co ważne, nawet żądania na pierwszy rzut oka niezasadne, które i tak nie zostaną przez administratora uwzględnione, muszą zostać odpowiednio potraktowane, a każda odmowa realizacji żądania - uzasadniona. Zlekceważenie takiego żądania może wiązać się z olbrzymią karą finansową nałożoną na administratora danych.
Obowiązek niezwłocznego podjęcia działań w związku z otrzymanym żądaniem wynika wprost z RODO – administrator ma na to miesiąc, licząc od dnia wpłynięcia żądania.
Jak więc powinieneś się zachować, gdy wpłynie do Ciebie prośba osoby fizycznej, która w Twojej opinii może (nawet pośrednio) dotyczyć ochrony danych osobowych?
Rozstrzygnięcie w przedmiocie żądania osoby fizycznej często będzie problematyczne. W wielu sytuacjach będzie wymagać znajomości nie tylko samej organizacji, ale i specjalistycznej wiedzy w zakresie ochrony danych osobowych. O ile żądanie jest z typu Ci znanych – np. pracujesz w Biurze Obsługi Klienta i dostajesz prośbę o usunięcie z bazy newslettera – sprawa jest prosta. Schody pojawiają się przy mniej oczywistych prośbach.
Pamiętaj,
aby w takich sytuacjach jak najszybciej przekazać informację do odpowiedniej osoby – w zależności od przyjętego w Twojej organizacji sposobu postępowania może być to Twój przełożony, Dział Compliance albo inspektor ochrony danych.
